„Virtuális Akadémia a demokráciára nevelés és a polgári szerepvállalás
érdekében”
Erasmus+ KA210-YOU program
Hatályos: 2026. szeptember 1-től
- Az adatkezelő adatai
Adatkezelő: A HÖOK a Hallgatókért Alapítvány
Székhely: 1095 Budapest, Soroksári út 48. 10. ép. 1. em.
Nyilvántartási szám: 10-01-0000691
E-mail: hookahallgatokertalapitvany@hook.hu
Képviselő: Szonda Tamás, kuratóriumi elnök
Adatkezelésért felelős szakmai kapcsolattartó: Rabi Sándor, szakmai vezető
Adatvédelmi megkeresések elsődleges címe: hookahallgatokertalapitvany@hook.hu - A program és az adatkezelés célja
A Virtuális Akadémia egy Erasmus+ kisléptékű ifjúsági partnerségi projekt keretében létrehozott online
oktatási és tesztelési felület. A projekt célja a fiatalok társadalmi kompetenciáinak fejlesztése, a demokráciára
nevelés, az aktív polgári szerepvállalás erősítése, valamint elsősorban a kevesebb lehetőséggel rendelkező
fiatalok bevonása és támogatása.
A személyes adatok kezelésének célja a projektben részt vevő, illetve a Virtuális Akadémiát tesztelő
személyek jelentkezésének, kiválasztásának, részvételének és tanulási folyamatának megszervezése,
dokumentálása és nyomon követése.
Az adatkezelés konkrét céljai különösen:
a jelentkezők azonosítása és egyértelmű nyilvántartása, annak biztosítása érdekében, hogy egy
személy részvétele, regisztrációja, teljesítése és visszajelzése megfelelően összekapcsolható legyen,
a projekt célcsoportjához való tartozás és a részvételi feltételek ellenőrzése, így különösen annak
vizsgálata, hogy a jelentkező életkora, lakóhelye, állampolgársága, illetve a kevesebb lehetőséggel
rendelkező helyzetre vonatkozó körülményei megfelelnek-e a projektben meghatározott bevonási
szempontoknak,
a projekt által vállalt célcsoporti és részvételi mutatók teljesülésének igazolása, ideértve különösen a
bevont résztvevők számának, korcsoportjának, országonkénti megoszlásának és a kevesebb
lehetőséggel rendelkező résztvevők bevonásának dokumentálását,
a jelentkezési és kiválasztási folyamat lebonyolítása, valamint túljelentkezés esetén a projektben
előre meghatározott kiválasztási szempontok alkalmazása,
a résztvevőkkel történő kapcsolattartás, így különösen a részvétellel, hozzáféréssel, tanulást
támogató alkalmak időpontjával, technikai információkkal és egyéb programszervezési kérdésekkel
kapcsolatos tájékoztatás,
a Virtuális Akadémiához szükséges felhasználói hozzáférés biztosítása, a felhasználói fiók és a
résztvevő összekapcsolása, valamint a jogosulatlan vagy többszörös regisztrációk megelőzése,
a tanulási folyamat nyomon követése és támogatása, így annak rögzítése, hogy a résztvevő mely
tananyagegységeket használta, milyen feladatokat teljesített, illetve jogosult-e a programhoz
kapcsolódó teljesítési igazolásra vagy oklevélre,
a Virtuális Akadémia tesztelése és szakmai fejlesztése, amelynek keretében a felhasználók
használati tapasztalatai, értékelései és visszajelzései alapján az online felület, a tananyagok és a
tanulási módszerek javíthatók és véglegesíthetők,
a résztvevői tapasztalatok, eredmények és visszajelzések projektértékelési célú elemzése, lehetőség
szerint összesített vagy anonimizált formában,
a részvétel és a tanulási eredmény igazolása, valamint – amennyiben azt a résztvevő igényli – a
programhoz kapcsolódó oklevél, Youthpass, Europass vagy más részvételt, illetve tanulási eredményt
igazoló dokumentum kiállításának előkészítése,
az Erasmus+ projekt szakmai és pénzügyi megvalósításának dokumentálása, ideértve a projekt
előrehaladásának nyomon követését, az eredmények és vállalt indikátorok igazolását, valamint a
támogatás felhasználásának alátámasztását,
a támogató, a Nemzeti Iroda, az Európai Bizottság vagy más ellenőrzésre jogosult szerv felé fennálló
beszámolási, ellenőrzési és dokumentum-megőrzési kötelezettségek teljesítése,
a projekt eredményességének és társadalmi hatásának értékelése, különösen annak vizsgálata
érdekében, hogy a Virtuális Akadémia milyen mértékben érte el a meghatározott célcsoportot, és
mennyiben járult hozzá a résztvevők tudásának, társadalmi kompetenciáinak és aktív állampolgári
szerepvállalásának fejlődéséhez.
A kevesebb lehetőséggel rendelkező helyzetre vonatkozó adatok kezelésének célja kizárólag a projekt
célcsoportjához való tartozás megállapítása, a bevonási célok teljesülésének dokumentálása, valamint az
esetlegesen szükséges személyre szabott részvételi támogatás biztosítása. Ezeket az adatokat az
Alapítvány nem használja fel a fentiektől eltérő célra.
Az adatkezelő törekszik arra, hogy az egyedi azonosításra alkalmas személyes adatokat csak addig és olyan
mértékben kapcsolja össze a projektértékelési adatokkal, ameddig az a projekt megvalósításához, a
részvétel igazolásához és az ellenőrzési kötelezettségek teljesítéséhez szükséges. Ahol az értékelési vagy
statisztikai cél személyazonosítás nélkül is elérhető, az adatokat összesített vagy anonimizált formában
használja fel.
- A kezelt személyes adatok köre
3.1. Jelentkezés és kiválasztás során
Teljes név (személyazonosító okmány szerint),
e-mail cím, amely lehetőség szerint megegyezik a Virtuális Akadémia / kapcsolódó platform
regisztrációjához használt e-mail címmel,
telefonszám – megadása nem kötelező,
születési dátum,
születési hely,
lakóhely,
állampolgárság,
a kevesebb lehetőséggel rendelkező státusz megállapításához megadott körülmények,
a jelentkezés időpontja és – szükség esetén – a kiválasztási döntéshez kapcsolódó adminisztratív
adatok.
A kevesebb lehetőséggel rendelkező státuszhoz kapcsolódó válaszok között szerepelhet többek között a
kistelepülési vagy leszakadó térségben élés, nehéz gazdasági helyzet, álláskeresői státusz, alacsony iskolai
végzettség, egyszülős családi helyzet, illetve nemzeti kisebbséghez tartozás.
3.2. Különleges személyes adatok
A „nemzeti kisebbség tagja vagyok” válasz faji vagy etnikai származásra utaló személyes adatnak
minősülhet, ezért a GDPR 9. cikke szerinti különleges adatként kezelendő. Ezt az adatot az Alapítvány
kizárólag a projekt célcsoporti feltételeinek ellenőrzésére, kifejezett hozzájárulás alapján kezeli.
Ha a felhasználó akadálymentesítési vagy egyéb személyre szabott támogatást kér, és ennek során
egészségi állapotára vonatkozó információt közöl, az ilyen adatot az Alapítvány szintén kizárólag kifejezett
hozzájárulással, a szükséges támogatás biztosításának céljából kezeli.
Az „Egyéb” szabad szöveges mezőben kérjük, lehetőleg ne adjon meg egészségügyi, vallási, politikai,
szexuális életre vagy szexuális irányultságra, genetikai, biometrikus vagy bűnügyi adatra vonatkozó
információt. Ha ilyen adat kezelése mégis szükségessé válik, ahhoz külön kifejezett hozzájárulás szükséges.
3.3. A Virtuális Akadémia használata során
Felhasználói azonosító / platformfiók és regisztrációs adatok,
a tananyagban való előrehaladás, teljesített modulok és feladatok,
a teljesítéshez, oklevélhez vagy tanúsítványhoz szükséges adatok,
technikai segítségkérés és kapcsolattartás során közölt adatok.
3.4. Tesztelés és véleménygyűjtés során
A Virtuális Akadémia használatával kapcsolatos értékelések és visszajelzések,
a tananyag, a felület és a használhatóság megítélésére adott válaszok,
szabad szöveges észrevételek,
a tesztelési hullám és a felület verziója, amennyiben ez a fejlesztés nyomon követéséhez szükséges.
- Az adatkezelés céljai, jogalapjai és megőrzési ideje
Adatkezelési cél Főbb adatkörök Jogalap Megőrzési idő
Jelentkezés, kiválasztás,
célcsoporti megfelelés
név, e-mail, születési adatok,
lakóhely, állampolgárság,
kevesebb lehetőségre vonatkozó
adatok
GDPR 6. cikk (1) a) –
hozzájárulás; különleges adat
esetén GDPR 9. cikk (2) a) –
kifejezett hozzájárulás
Nem kiválasztott jelentkezőknél a
kiválasztás lezárását követő 90
nap; kiválasztott résztvevőknél a
projekt igazolási/ellenőrzési
időszakához igazodva.
Regisztráció, hozzáférés és
programban való részvétel
név, e-mail, felhasználói
azonosító, előrehaladás,
teljesítés
GDPR 6. cikk (1) b) – a részvétel
biztosításához szükséges
adatkezelés
A felhasználói fiók / hozzáférés
megszűnését vagy a tesztelési
időszak lezárását követő
legfeljebb 90 nap; a
projektigazoláshoz szükséges
teljesítési adatok ettől elkülönítve
tovább megőrizhetők.
Kapcsolattartás és
tanulástámogatás
e-mail, opcionális telefonszám,
támogatási megkeresések
GDPR 6. cikk (1) b); opcionális
telefonszám esetén hozzájárulás
A kapcsolattartási cél
megszűnéséig, legkésőbb a
projekt tesztelési szakaszának
lezárását követő 90 napig.
Tesztelési visszajelzések és a
felület fejlesztése
értékelések, vélemények, szabad
szöveges visszajelzések
GDPR 6. cikk (1) b) a tesztelői
feladatokhoz kapcsolódóan;
további önkéntes véleményeknél
GDPR 6. cikk (1) a)
Az azonosítható visszajelzések a
projekt lezárását követő 90 napig;
ezt követően törlés vagy
anonimizálás. Az anonim
összesítések időbeli korlátozás
nélkül megőrizhetők.
Oklevél, Youthpass / Europass
dokumentum kiállítása
név, részvételi és teljesítési
adatok, az adott dokumentumhoz
szükséges további adatok
A program elismerő oklevelénél
GDPR 6. cikk (1) b); opcionálisan
igényelt dokumentumoknál
szükség szerint külön
hozzájárulás
A kiállításhoz és
projektigazoláshoz szükséges
ideig, illetve az Erasmus+
dokumentációra irányadó
megőrzési idő végéig.
Erasmus+ beszámolás,
ellenőrzés, támogatás
felhasználásának igazolása
részvételi, jogosultsági és
teljesítési adatok a szükséges
mértékben
GDPR 6. cikk (1) c) –
alkalmazandó jogi/ellenőrzési
kötelezettségek teljesítése;
szükség esetén 6. cikk (1) f) – az
Alapítvány jogos érdeke a
támogatás szabályos
felhasználásának igazolására
A támogatási megállapodás és
Erasmus+ szabályok szerint. 60
000 EUR-t meg nem haladó
támogatás esetén az ellenőrzési
dokumentációt főszabály szerint
az egyenlegkifizetéstől számított
legfeljebb 3 évig kell megőrizni,
ha a támogatási megállapodás
nem ír elő mást.
Informatikai biztonság,
visszaélések megelőzése
technikai naplóadatok,
hozzáférési adatok
GDPR 6. cikk (1) f) – jogos érdek
a rendszer biztonságos
működtetésére
A technikai szolgáltató biztonsági
és naplózási szabályzata szerint,
a szükséges legrövidebb ideig.
A megőrzési idők leteltével a személyes adatokat töröljük vagy – amennyiben a projekt értékeléséhez
szükséges – olyan módon anonimizáljuk, hogy azok az érintettel többé ne legyenek összekapcsolhatók.
- A személyes adatok címzettjei és adatfeldolgozók
A személyes adatokhoz kizárólag azok a személyek és szolgáltatók férhetnek hozzá, akiknek ez a program
megvalósításához szükséges. Ilyenek különösen:
az Alapítvány kijelölt projektmunkatársai és a program szakmai vezetője,
a toborzáshoz használt Google Forms / Google Workspace szolgáltatás, amennyiben a jelentkezés
ezen keresztül történik,
a Virtuális Akadémia technikai platformjának szolgáltatója (a tervezett megoldás szerint Virbela LLC),
valamint annak szerződéses al-adatfeldolgozói,
az Alapítvány tárhely-, e-mail- és informatikai szolgáltatói a szükséges mértékben,
a Tempus Közalapítvány, az Európai Bizottság, illetve az Erasmus+ program ellenőrzésére jogosult
szervek, ha a személyes adatok átadása jogszabály, támogatási megállapodás vagy ellenőrzés miatt
szükséges,
Youthpass / Europass dokumentum igénylése esetén az adott dokumentum kiállításában részt vevő
hivatalos rendszerek és szervezetek, kizárólag a szükséges adatok tekintetében.
A romániai partnerrel, a Marosvásárhelyi Magyar Diákszövetséggel a tesztelési eredményeket főszabály
szerint összesített vagy anonimizált formában osztjuk meg. Amennyiben egyedi személyes adat átadása
valamely közös programelemhez vagy hivatalos dokumentum kiállításához szükséges, annak céljáról és
jogalapjáról az érintett előzetesen külön tájékoztatást kap. - EGT-n kívüli adattovábbítás
Egyes technikai szolgáltatók – különösen nemzetközi felhő- vagy virtuálisplatform-szolgáltatók – az Európai
Gazdasági Térségen kívül is végezhetnek adatkezelési műveleteket. Ilyen esetben az adattovábbítás
kizárólag a GDPR V. fejezetének megfelelő garanciák mellett történhet, például megfelelőségi határozat, az
EU–USA adatvédelmi keret alkalmazhatósága vagy az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési
feltételek (SCC) alapján. - Kiskorú felhasználók
A projekt fiatalokat céloz, és előfordulhat, hogy 16. életévét be nem töltött személy is jelentkezik. Amennyiben
az adatkezelés hozzájáruláson alapul, és a Virtuális Akadémia közvetlenül gyermeknek kínált információs
társadalmi szolgáltatásnak minősül, a 16 év alatti felhasználó személyes adatainak kezeléséhez a szülői
felügyeletet gyakorló személy hozzájárulása vagy engedélye szükséges.
Az Alapítvány a 16 év alatti résztvevők esetében a regisztrációs folyamatot úgy alakítja ki, hogy a törvényes
képviselő hozzájárulása igazolható legyen. Ennek hiányában a hozzájáruláson alapuló adatkezelés és a
regisztráció nem folytatható.
- Automatizált döntéshozatal és profilalkotás
A résztvevők kiválasztása nem kizárólag automatizált módon történik. A jelentkezési adatok alapján a projekt
kijelölt munkatársai végzik a célcsoporti feltételek ellenőrzését és a kiválasztást. A Virtuális Akadémia nem
hoz a felhasználóra nézve joghatással járó vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintő, kizárólag
automatizált döntést. - Adatbiztonság
Az Alapítvány megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok
bizalmasságának, sértetlenségének és rendelkezésre állásának védelmére. A személyes adatokhoz csak a
feladatellátáshoz szükséges jogosultsággal rendelkező személyek férhetnek hozzá. Az Alapítvány törekszik
az adatok elkülönítésére, a hozzáférések korlátozására, a szükséges jelszó- és hozzáférésvédelemre,
valamint az adatvesztés és jogosulatlan hozzáférés megelőzésére. - Az érintett jogai
Az érintett a GDPR alapján jogosult különösen:
tájékoztatást és hozzáférést kérni a róla kezelt személyes adatokhoz,
kérni a pontatlan vagy hiányos adatok helyesbítését,
a jogszabályi feltételek fennállása esetén kérni személyes adatainak törlését,
kérni az adatkezelés korlátozását,
hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulást bármikor visszavonni; a visszavonás nem
érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét,
jogos érdeken alapuló adatkezeléssel szemben tiltakozni,
a GDPR feltételei szerint élni az adathordozhatósághoz való joggal,
panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál, valamint bírósághoz
fordulni.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Honlap: www.naih.hu
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu - A hozzájárulás visszavonása és az adatszolgáltatás következményei
A hozzájárulás önkéntes, és bármikor visszavonható az Alapítvány fenti e-mail címére küldött nyilatkozattal.
Ha a visszavonás olyan adatot érint, amely nélkül a jelentkezés, a célcsoporti megfelelés igazolása vagy a
Virtuális Akadémiához való hozzáférés nem biztosítható, előfordulhat, hogy a programban való részvétel a
továbbiakban nem lehetséges.
A telefonszám megadása nem kötelező. A csillaggal jelölt, a jelentkezés és azonosítás szempontjából
szükséges adatok hiányában a jelentkezés vagy a részvételi jogosultság elbírálása nem végezhető el.
- Sütik és technikai azonosítók
A Virtuális Akadémia és a kapcsolódó technikai szolgáltatások a működéshez szükséges sütiket vagy
hasonló technikai azonosítókat használhatnak. Amennyiben nem feltétlenül szükséges – például statisztikai
vagy marketing – sütik alkalmazására kerül sor, azok csak a megfelelő előzetes hozzájárulás alapján
használhatók. A részletes sütikezelésről külön sütitájékoztató vagy a platform saját tájékoztatója ad
információt. - Záró rendelkezések
Az Alapítvány fenntartja a jogot a jelen adatkezelési tájékoztató módosítására. A lényeges változásokról az
érintetteket a változás hatálybalépése előtt megfelelő módon tájékoztatjuk. A mindenkor hatályos tájékoztató
a Virtuális Akadémia regisztrációs felületén és/vagy a projekt weboldalán lesz elérhető.
Jelen tájékoztató hatálybalépésének napja: 2026. szeptember 1.